Informacijski sustav upravljanja (MIS) je a Računalo sustav hardvera i softvera koji djeluje kao temelj za poslovanje organizacije. MIS prikuplja podatke iz različitih online sustava za podršku upravljanju donošenjem odluka, analizira informacije i izvještava o podacima.

U organizaciji se koristi za informacijsku koordinaciju, kontrolu, analizu i vizualizaciju. Ljudi, postupci i tehnologija uključeni su u proučavanje upravljačkih informacijskih sustava u organizacijskom okruženju. Tvrtkama i organizacijama pruža tehnologiju koja olakšava komunikaciju i protok informacija, pomaže u rješavanju problema i daje organizaciji konkurentsku prednost.

Uloga MIS-a

Upravljački informacijski sustav (MIS) je računalna baza financijskih podataka postavljena i dizajnirana za generiranje redovitih izvješća o poslovanju za sve razine upravljanja unutar tvrtke. Osim toga, određena izvješća obično se lako mogu dobiti iz sustava. Glavni cilj MIS-a je pružiti menadžerima povratne informacije o njihovoj uspješnosti kako bi viši menadžment mogao pratiti cijelo poslovanje. MIS često uspoređuje 'stvarne' podatke s 'planiranim' ishodima i rezultatima iz prethodne godine kako bi procijenio napredak prema ciljevima.

Podaci iz korporativnih odjela i funkcija šalju se u MIS. Neke informacije prikupljaju se automatski preko računalno povezanih šaltera za odjavu, dok se druge informacije unose ručno u pravilnim intervalima. Ostala izvješća dobivaju se korištenjem ugrađenih jezika upita, dok su rutinska izvješća unaprijed programirana i izvode se povremeno ili na zahtjev. Menadžeri koriste funkcije prikaza integrirane u sustav za provjeru napretka na stolnim računalima povezanim na MIS putem mreža. Učinak dionica tvrtke također se prati i prikazuje pomoću nekoliko sofisticiranih sustava.

Evolucija MIS-a

Korisno je podijeliti povijest upravljačkih informacijskih sustava u četiri ili pet razdoblja kako bi se razumio njihov razvoj.

Sredina 1960-ih do sredine 1970-ih:

Informacijski sustavi bili su centralizirani tijekom prvih godina kompjuteriziranog MIS-a i bili su usmjereni samo na zahtjeve upravljanja i upravljanja. Računovodstveni odjeli bili su zaduženi za većinu informacijskih sustava i njihova izvješća.

Sredina 1970-ih do sredine 1980-ih:

Iako je MIS još uvijek bio primarno usmjeren na upravljanje i nadzor, dodatni su odjeli počeli iskorištavati prednosti tehnologije. Oblik i opseg dodatnih skupina za upravljanje informacijskim sustavima i inicijativa koje vode korisnici često su uspostavljali projekte.

Sredina 1980-ih do kasnih 1990-ih:

U tom razdoblju dolazi do rasta centraliziranih informacijskih sustava i decentralizacije informacija. Svaki odjel ima svoju računalnu mrežu. Upravljanje informacijama često se nazivalo 'mačkama pastirima'. Tijekom tog vremena u mnogim se poduzećima razvio novi posao koji se bavi akvizicijom i radom raznih informacijskih sustava.

Od kasnih 1990-ih do danas:

Informacijski sustavi još uvijek su usko povezani s upravljanjem i upravljanjem u modernom razdoblju, ali su ekstenzivno raspršeni i dostupni gotovo svakom zaposleniku na nekoliko platformi. Kako bi tvrtka klijenta mogla lako pristupiti informacijama o dobavljačima, a njihovi potrošači, zauzvrat, mogli pristupiti tim informacijama, mnogi informacijski sustavi integrirani su među različitim tvrtkama.

Danas naprijed:

Brzi rast internetske propusnosti rezultirao je značajnim oslanjanjem na računalstvo u oblaku. Neki tvrde da ovo najavljuje novu eru u usponu radnika i da je to era upravljačkih informacijskih sustava. Danas gotovo svaki zaposlenik može donositi obrazovane prosudbe zbog alata koji su lako dostupni na nekoliko platformi. Razlika između onih koji stvaraju i onih koji koriste MIS informacije postaje sve nejasnija.

Stupovi MIS-a

Upravljanje, informacije i sustav čine tri stupa MIS-a. One su dalje opisane u nastavku.

singleton dizajn

Upravljanje:Umijeće postizanja ciljeva putem iu suradnji s članovima formalno uspostavljenih grupa. Sljedeće su menadžerske odgovornosti:
• Planiranje
• Organiziranje
• Osoblje
• Režija
• Kontrolni
Informacija:Podaci s kontekstom i značenjem, gdje su podaci neobrađene informacije o subjektu (entitet je predmet interesa)Sustav:Skupina međusobno povezanih elemenata s jasnom granicom koji surađuju radi postizanja jednog cilja.

Komponente MIS-a

Pet komponenti čini informacijski sustav upravljanja: ljudi, poslovni procesi, podaci, hardver i softver. Kako bi se postigli korporativni ciljevi, svaka od ovih komponenti mora surađivati.

Narod:Ovo su korisnici sustava koji ga koriste za praćenje dnevnih poslovnih transakcija. Korisnici obično imaju obrazovane stručnjake, kao što su menadžeri ljudskih resursa i računovođe.Poslovni postupci:Ovo su općenito prihvaćene najbolje prakse koje upućuju korisnike i svaku drugu komponentu kako učinkovito raditi. Korisnici, konzultanti i drugi ljudi kreiraju poslovne procedure.Podaci:Dnevne poslovne transakcije koje su dokumentirane. Podaci se prikupljaju za banke putem transakcija poput depozita i isplata.Hardver:računala, pisači , mrežna oprema i drugi predmeti koji čine hardver. Hardver pruža mogućnost obrade podataka. Dodatno, omogućene su mogućnosti umrežavanja i ispisa.Softver:To su aplikacije koje za rad koriste hardver. Sistemski softver i aplikacijski softver dva su glavna odjela softvera. Operativni sustav se naziva sistemski softver. Aplikacijski softver opisuje specijalizirani softver koji se koristi za obavljanje poslovnih operacija.

Cilj MIS-a

Glavni ciljevi MIS-a su pomoći rukovoditeljima u odlukama koje unapređuju poslovnu strategiju i implementirati organizacijsku strukturu i dinamiku tvrtke kako bi se učinkovitije upravljalo organizacijom i stekla konkurentska prednost.

Neki MIS ciljevi su sljedeći:

Snimanje podataka:Podatke MIS prikuplja iz različitih organizacijskih unutarnjih i vanjskih izvora. Podaci se mogu uhvatiti ručno ili putem računalnih terminala.Obrada podataka:Snimljeni podaci se obrađuju kako bi se stvorile potrebne informacije. Obrada podataka uključuje zadatke uključujući izračunavanje, sortiranje, kategoriziranje i sažimanje.Pohrana informacija:Obrađeni ili neobrađeni podaci čuvaju se u MIS-u za daljnju upotrebu. Sve informacije koje nisu odmah potrebne čuvaju se kao zapis za kasnije korištenje organizacije.Dohvaćanje informacija:Prema potrebi, informacijski sustav upravljanja dobiva podatke iz svojih baza podataka za različite korisnike.Širenje informacija:Korisnici organizacije dobivaju informaciju, gotov proizvod informacijskog sustava upravljanja. Javlja se redovito ili online putem računalnog terminala.

Karakteristike MIS-a

Sistemski pristup:MIS se pridržava sistemskog pristupa koji označava korak po korak postupak ispitivanja rada sustava u kontekstu cilja za koji je kreiran. To uključuje sveobuhvatnu perspektivu o tome kako organizacijski podsustavi funkcioniraju.Orijentiran na upravljanje:Priroda MIS-a usmjerena na upravljanje sugerira da se mora koristiti metodologija dizajna MIS-a odozgo prema dolje. Prema top-down pristupu, o potrebama upravljanja i poslovnim ciljevima odlučuje se na početku razvoja sustava. MIS predlaže menadžment koji dinamički radi s razvojem sustava kako bi se postigla cjelovita odluka menadžmenta.Prema zahtjevima:MIS bi trebao biti dizajniran i razvijen na temelju podataka koji su potrebni menadžerima. Strateško planiranje, upravljačka kontrola i operativna kontrola tri su odvojene razine na kojima se nalaze potrebne informacije o dizajnu i razvoju. Sukladno tome, MIS bi se trebao baviti jedinstvenim zahtjevima menadžera na različitim razinama hijerarhije organizacije.Usmjeren na budućnost:MIS bi trebao biti dizajniran i razvijen imajući na umu budućnost tako da nije ograničen na pružanje samo povijesnih podataka.Integriran:Potpuni MIS kombinira sve svoje podkomponente kako bi pružio relevantne podatke za donošenje mudre odluke. Bitan element MIS-a je integrirani sustav koji objedinjuje podatke iz više operativnih domena.Uobičajeni tokovi podataka:Ova ideja podupire nekoliko temeljnih perspektiva analize sustava, uključujući smanjenje dupliciranja, spajanje povezanih zadataka i pojednostavljenje procesa. Povećanje zajedničkog protoka podataka je razumna i isplativa ideja.Dugoročno planiranje:Budući da MIS podrazumijeva logično planiranje uspjeha organizacije, uvijek ga treba razvijati kao dugoročni plan. Prilikom izrade MIS-a analitičar treba uzeti u obzir zahtjeve poslovanja i analize usmjerene na budućnost.Relevantni odnos između planiranja podsustava:Razvoj MIS-a treba raščlaniti na njemu pridružene podsustave. Ovi potporni sustavi moraju biti korisni uz pažljivo planiranje.Centralna baza podataka:Podaci se prikazuju u tabličnom obliku u središnjoj bazi podataka. Ova baza podataka sadrži podatke koji se odnose na zalihe, zaposlenike, klijente i druge izvore informacija. Baza podataka odgovorna je za procese umetanja, brisanja i ažuriranja zapisa.

Vrste upravljačkih informacijskih sustava (MIS)

Informacijski sustavi dolaze u različitim oblicima za prikupljanje podataka, davanje izvješća i pomoć operativnim i srednjim menadžerima u donošenju odluka. Ovisno o situaciji, koristi se nekoliko upravljačkih informacijskih sustava. Stoga je odabir odgovarajućeg tipa MIS-a ključan. Ovdje su objašnjene neke od često korištenih vrsta MIS-a:

svm

1. Sustav upravljanja izvještajima

To je baza podataka koja prati sve financije i poslovne aktivnosti na različitim razinama upravljanja. Menadžeri srednje razine obično koriste sustav izvješćivanja uprave za izradu čestih izvješća usporedbom prošlih i sadašnjih financijskih rezultata radi procjene financijskog rasta. Menadžeri srednje razine također ga mogu koristiti za analizu svog učinka. Menadžeri više razine uspoređuju trenutnu financijsku situaciju i operativnu učinkovitost tvrtke s utvrđenim ciljevima tvrtke koristeći podatke dobivene iz sustava izvješćivanja.

2. Sustavi upravljanja procesima

Ovaj sustav fokusiran je na fizičke ili industrijske poslovne aktivnosti, kao što je montaža automobila, prerada nafte ili proizvodnja metala. Sustav upravljanja procesima kontinuirano prikuplja podatke i izrađuje izvještaj o radu sustava. Izvješće pomaže menadžmentu da ocijeni koliko dobro proces funkcionira i pruža informacije o tome kada se određeni događaj dogodio. Dodatno, otkriva koliko često proizvodni sustav odstupa od cikličkog procesa proizvodnje. Ova vrsta podataka korisna je za procjenu učinkovitosti proizvodnog sustava i održavanje kontrole nad sigurnošću radnika i opreme.

3. Sustav prodaje i marketinga

Menadžeri mogu pratiti prodaju i učinkovitost oglašavanja tvrtke putem prodajnih i marketinških sustava. Kroz recenzije i komentare klijenata, marketinški sustavi mogu generirati izvješća koja pomažu menadžerima u podizanju kalibra njihovih proizvoda. Marketing menadžeri koji koriste prodajne sustave mogu koristiti izvješća kako bi saznali više o očekivanoj prodaji i procijenili kako se ona uspoređuje sa sadašnjom zaradom. Oni to mogu koristiti za prepoznavanje obrazaca i razvoj rješenja za budući razvoj. Ovi sustavi mogu pratiti odstupanja u cijenama između proizvoda i trenutnih promocija i reklamnih kampanja koje koriste određeni trgovci. Upravitelji mogu koristiti ove podatke za praćenje prodaje proizvoda i ciljanje dodatnih promocija ili popusta.

4. Sustav kontrole zaliha

Prati svaki događaj povezan sa zalihama, kao što su krađa, kvarenje i zalihe pri ruci, omogućujući menadžmentu da vidi koji se proizvodi brže rasprodaju i zahtijevaju obnavljanje zaliha, bilo na određenim maloprodajnim mjestima ili u poslovnom skladištu. Kretanje zaliha u skladište, iz skladišta u trgovine, prodaju i povrate prati sustav kontrole zaliha.

5. Računovodstveni i financijski sustavi

Prati imovinu i ulaganja organizacije. Sakuplja sve informacije relevantne za financijska izvješća koja su propisana zakonom za savezne, državne i lokalne poreze, plaće i mirovinske fondove. Ako institucija objavljuje godišnja izvješća, računovodstveni i financijski sustav dostavlja izvješća potrebna za takve revizije. Također olakšava knjiženje dnevnih transakcija, poput prihoda od prodaje, povrata i bankovnih depozita. Ova metoda je temelj za mjesečne izvještaje kao što su dobit i gubitak i bilance. Osim toga, ove izjave pomažu menadžerima u usporedbi trenutnog financijskog uspjeha tvrtke s njezinim povijesnim rezultatima i postavljanju ciljeva za buduće širenje.

6. Ljudski resursi

Korištenjem ovog sustava upravljanja informacijama, menadžment može regulirati kako se informacije distribuiraju kroz tvrtku. Informacijski sustav za automatizaciju ureda uključuje elektroničke alate koje menadžeri koriste za komunikaciju s drugim voditeljima odjela, njihovim osobljem ili čak s drugim zaposlenicima. Plaće, beneficije i mirovina sve su to financijske komponente računovodstvenih i financijskih sustava koje ovaj sustav prati. Sustav ljudskih resursa također prati mnoge druge stvari. Pružanje obavijesti o obuci koja zahtijeva zakonsku usklađenost i kadrovske propise olakšava komunikaciju između osoblja, ljudskih resursa i uprave.

7. Sustav za podršku odlučivanju

Sustavi za podršku odlučivanju prikupljaju informacije iz unutarnjih i vanjskih izvora kako bi pomogli menadžerima u donošenju poslovnih odluka. Podaci iz drugih odjela, kao što su financijski podaci, podaci o zalihama ili trenutne prodajne marže za kvartal, primjeri su podataka iz internih izvora. Vanjski izvori podataka uključuju razvoj industrije, kamatne stope i troškove kod konkurentskih tvrtki ili dobavljača. Prilikom donošenja prosudbi o izgradnji rasta, godišnjim radnim kvotama ili kreiranju nove politike, menadžer može koristiti sustav podrške odlučivanju.

8. Informacijski sustav izvršne vlasti

Izvršni informacijski sustav napravljen je da pomogne izvršnom menadžmentu u nadziranju rukovoditelja. Pružanjem informacija u tablicama i dijagramima, ovaj sustav menadžerima olakšava analizu podataka i donošenje utemeljenih prosudbi.

9. Marketinški informacijski sustavi

Marketinški informacijski sustav odnosi se na sustavno prikupljanje, analizu, tumačenje, pohranu i prezentaciju tržišnih informacija marketinškim stručnjacima redovito i kontinuirano iz unutarnjih i vanjskih izvora. Marketerima daje važne pojedinosti da odluče kako najbolje provesti marketinške operacije, kao što su cijene, pakiranje, razvoj novih proizvoda, distribucija, mediji i promocija.

10. Transakcijski sustav

Sustavi transakcijskih procesa prikupljaju podatke tijekom dnevnih transakcijskih aktivnosti organizacije. Oni također mogu pratiti druge redovne operacije kao što su redovi robe ili rezervacije za razne robe. Obračun plaća i druge korporativne operacije koje uključuju depozite mogu se automatizirati pomoću transakcijskih sustava.

11. Sustav upravljanja školskim informacijama

Školski informacijski sustav (SIMS) omogućava školi učinkovito poslovanje. Mnoge škole koriste ovu tehnologiju za upravljanje svim zakulisnim operacijama škole, kao i za oblikovanje mozgova mladih ljudi. Školski informacijski sustav smanjio je opterećenje vođenja i vođenja evidencije o pohađanju nastave.

12. Planiranje resursa poduzeća

Tvrtka koristi softver ili sustav za planiranje i upravljanje dnevnim aktivnostima poput opskrbnog lanca, proizvodnje, usluga, financija i drugih procesa. Računovodstvo i nabava, upravljanje projektima, upravljanje odnosima s kupcima, upravljanje rizicima, usklađenost i operacije opskrbnog lanca samo su neki od zadataka koje softver za planiranje resursa poduzeća može obavljati kako bi automatizirao i pojednostavio tvrtku ili organizaciju.

Prednosti MIS-a

Olakšava planiranje:Uz rast veličine i složenosti organizacija, menadžeri sada rade na daljinu, a ne s mjesta poslovanja, zahvaljujući korisnim informacijama koje MIS daje za učinkovito donošenje odluka.Minimizira preopterećenje informacijama:MIS pomaže u segmentiranju podataka u lakše upravljive, relevantne komponente za donošenje odluka. Kao rezultat toga, goleme količine organiziranih podataka manje su zbunjujuće.MIS potiče decentralizaciju:Decentralizacija vlasti omogućena je putem MIS-a. To pomaže u ažuriranju organizacijskih politika i praksi. Budući da postoje manjinski sustavi na nižim razinama mjerenja učinka, to je moguće.Donosi koordinaciju:Svi čvorovi organizacijskog odlučivanja povezani su kroz MIS. To jamči učinkovito poslovanje organizacije. Pomaže u apsorpciji specijaliziranih aktivnosti tako da svako područje može razumjeti potrebe i poteškoće drugih.Olakšava kontrolu:MIS je ključni instrument koji povezuje menadžersko planiranje i kontrolu. MIS koristi računala za proširenje kapaciteta obrade i pohrane podataka uz istovremeno smanjenje troškova. Poboljšava sposobnost menadžmenta za procjenu i povećanje učinka.

Nedostaci MIS-a

Prilično skupo za postavljanje i konfiguraciju:Glavni nedostatak MIS-a je to što ga je vrlo skupo implementirati za poslovanje. Za funkcioniranje ovog informacijskog sustava potrebne su brojne hardverske i programske komponente.Nedostatak fleksibilnosti da se sam ažurira:MIS se ne može automatski ažurirati kao mnoge druge aplikacije. Sustav se mora ručno ažurirati prikupljanjem neobrađenih podataka i stavljanjem u njega radi obrade i ažuriranja prethodno pohranjenih podataka.Rizik od prijevare:U svakoj fazi transakcije moraju se provesti odgovarajuće kontrole i provjere. Svako kršenje može dovesti do potencijalno opasnih situacija, kao što je objavljivanje nezakonitih transakcija od strane uljeza.Uzima u obzir samo kvalitativne čimbenike:MIS zanemaruje nekvalitativne aspekte, uključujući moral, stav i motivaciju zaposlenika, u korist samo razmatranja kvalitativnih čimbenika.Jako oslanjanje na tehnologiju:U računalnim informacijskim sustavima tehnologija se uvelike oslanja. Informacije ne mogu biti dostupne tijekom kvara bilo kojeg uređaja ili softvera dok se ne zamijeni potreban softver ili hardver.