Microsoft Excel jedan je od najstarijih i naširoko korištenih programa za proračunske tablice. Softver je tijekom vremena dobio mnoge nadogradnje, uključujući podršku za nove ekstenzije ili vrste datoteka koje su se pojavile tijekom vremena. Svako novo proširenje ima potpuno drugačiju funkcionalnost i upotrebu. Stoga bismo trebali znati koja se proširenja najčešće koriste u Excelu.
U ovom članku raspravljamo o uobičajenim datotečnim nastavcima koji se koriste u Excelu. Prije rasprave o ekstenzijama datoteka programa Excel, prvo shvatimo definiciju ekstenzije datoteke.
Što je ekstenzija datoteke?
Ekstenzija datoteke prvenstveno se odnosi na sufiks dodan na kraju računalne datoteke (objekt koji sadrži informacije, podatke ili naredbu) za definiranje vrste datoteke. Općenito, proširenje datoteke uključuje dva do četiri znaka. Štoviše, ekstenzija je odvojena od naziva datoteke pomoću znaka točke (.).
Na primjer, datoteka s nazivom 'Example.docx' ima datotečni nastavak '.docx', što označava datoteku Word dokumenta.
Zašto su ekstenzije datoteka programa Excel važne?
Postoji širok raspon ekstenzija datoteka. Svako proširenje pruža potrebne informacije o vrsti datoteke. Svako proširenje ima specifičnu ulogu i moramo znati proširenje da bismo otvorili datoteku pomoću prave vrste softvera. Nisu sva datotečna proširenja podržana uz svaki softver. Na taj način nam ekstenzije datoteka programa Excel mogu pomoći da saznamo više o vrsti datoteke i vrsti podataka koje sadrži, tj.:
- Bilo da uključuje VBA (Visual Basic za aplikacije) ili makronaredbe,
- Bilo da je datoteka predložak,
- Je li datoteka spremljena za stariju verziju Excela,
- Je li datoteka spremljena s općom naslijeđenom verzijom,
- Je li format datoteke binarni ili XML dokument itd.
Sve ove pojedinosti mogu se dobiti ekstenzijom datoteke. Svako proširenje ima opisni naziv, koji nam pomaže identificirati svrhu ili tehniku za koju se odgovarajuće proširenje koristi. Također, možemo rasporediti/organizirati različite vrste datoteka u različite direktorije nakon što znamo njihove ekstenzije datoteka.
Datotečne ekstenzije programa Excel
Iako Excel ima niz podržanih ekstenzija datoteka, u nastavku raspravljamo o nekim od značajnih ekstenzija:
razlika između $ i $$
XLSX ekstenzija u Excelu
Proširenje XLSX zadano je proširenje programa Excel kada se u njemu ne koriste makronaredbe. Ovo proširenje temelji se na XML-u i prvenstveno se koristi za Excel 2007 i Excel 2010. Prije Excela 2007, standardni datotečni nastavak za Excel bio je XLS. Nakon uvođenja ekstenzije XLSX, veličina datoteke je drastično smanjena u usporedbi s XLS-om. Zbog toga je preuzimanje i dijeljenje datoteka postalo puno lakše nego prije.
Osim toga, XLSX je proširenje bez zlonamjernog koda. To je zato što ekstenzija XLSX ne može pohraniti VBA makro kod. Međutim, može koristiti i pohranjivati sve funkcije koje se koriste u Excelu. Osim toga, ovo proširenje podržava drugi sličan softver, čineći datoteke ovog proširenja dostupnima u drugim aplikacijama. Glavni nedostatak korištenja XLSX ekstenzije je taj što ako želimo pokrenuti datoteku u verziji prije Excela 2007, ne možemo spremiti Excel datoteku pomoću ove ekstenzije.
XLS ekstenzija u Excelu
Kao što smo ranije rekli, Excel XLS proširenje bilo je najpopularnija vrsta proširenja prije Excela 2007. Kasnije ga je zamijenio XLSX. Dakle, XLS ekstenzija je sada gotovo zastarjela, a više je ne koristimo niti vidimo. Međutim, proširenje se još uvijek koristi, a mnogi softver i alati još uvijek imaju opciju izvoza podataka kao XLS datoteka. Jedini razlog zašto ekstenzija XLS još uvijek postoji u mnogim softverima jest to što će neki ljudi možda trebati otvoriti datoteku u verzijama programa Excel prije 2007. (tj. Excel 2003).
Budući da Excel može čitati ovu ekstenziju, možemo koristiti bilo koju staru datoteku s ovom ekstenzijom u novoj verziji Excela i nastaviti raditi na njoj. XLS proširenje je zadano datotečno proširenje od Excel verzije 2.0 do Excel verzije 2003. Današnje korištenje ovog proširenja ima neke nedostatke. Zahtijeva više prostora na disku, može sadržavati zlonamjerni VBA kod i sastoji se od relativno malog broja redaka i stupaca od najnovijih proširenja.
XLSM ekstenzija u Excelu
Kad god uključimo VBA makronaredbe u našoj postojećoj Excel datoteci i pokušamo je spremiti, vidimo obavijest da da bismo zadržali VBA makronaredbe, moramo spremiti datoteku u ekstenziji XLSM. Ekstenzija XLSM je zadana ekstenzija kada postoje makronaredbe unutar Excel datoteke. Ovo proširenje je slično proširenju XLSX ali s dodatnom podrškom za makronaredbe.
Ovo datotečno proširenje koje se temelji na XML-u i s omogućenim makronaredbama radi samo u programu Excel 2007 i novijim verzijama. To znači da ovo proširenje ne možemo koristiti u Excelu prije Excela 2007. XLSM proširenje uvedeno je prvenstveno kako bi se povećala sigurnost Excel datoteka i zaštitila ih od zlonamjernih makronaredbi i virusa. Osim toga, ovo proširenje također može pohraniti sve druge funkcije koje se koriste u Excelu. Nedostatak korištenja XLSM ekstenzija je taj što zahtijeva više prostora na disku nego drugi formati datoteka (kao što je XLSB).
XLSB proširenje u Excelu
Ekstenzija XLSB je izborna alternativa ekstenzijama XLSX i XLSM za spremanje Excel datoteka. Međutim, ova ekstenzija datoteke mnogo je brža od XLSX i XLSM u otvaranju i spremanju Excel datoteka. Zbog toga se ekstenzija XLSB uglavnom koristi za velike datoteke (više od 10 MB). Za razliku od ekstenzija XLSX i XLSB, ekstenzija XLSB ne koristi XML format za pohranu informacija. Umjesto toga, koristi binarni format.
Osim toga, ekstenzija XLSB koristi relativno manje prostora na disku jer su podaci pohranjeni u binarnoj strukturi. Ovo proširenje također može pohranjivati VBA makronaredbe i stoga ne bismo trebali pokretati te datoteke ako su preuzete ili dobivene iz nepouzdanih izvora. Budući da je proširenje XLSB uvedeno s Excelom 2007, ne možemo otvoriti XLSB datoteke u Excelu 2003 i starijim verzijama. Osim toga, ekstenzija XLSB ne koristi se u većini softvera trećih strana (tj. OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg itd.), tako da možda nećemo moći otvoriti/izvesti svoje postojeće datoteke.
XLTX proširenje u Excelu
Ekstenzija XLTX prvenstveno se koristi za Excel predloške. Excel predlošci obično se definiraju kao formatirane datoteke s različitim stilovima, funkcijama i funkcijama. Na taj se način kreiraju predlošci koji se razvrstavaju u zasebne odjeljke i preuzimaju iz Excela. Osim toga, možemo izraditi svoje prilagođene predloške i spremiti ih pomoću ekstenzije XLTX.
Ovo posebno proširenje je korisno kada često počinjemo raditi od određene točke za različite datoteke. Dakle, ako tu određenu točku spremimo kao predložak, svaki put možemo koristiti ovaj predložak kao početnu točku za druge Excel radne knjige. Osim toga, možemo koristiti naredbu 'Spremi kao' za spremanje našeg rada u novu Excel datoteku, ostavljajući izvornu datoteku ili predložak netaknut od promjena.
XLTM proširenje u Excelu
XLTM je još jedno proširenje koje se koristi za Excel predloške. Međutim, ovo proširenje je omogućeno za makronaredbe, što nam omogućuje korištenje VBA makronaredbi s predlošcima. Točnije, možemo upotrijebiti ekstenziju XLTM za spremanje prilagođenih Excel predložaka s dodatnom podrškom za makronaredbe.
S druge strane, te datoteke (Excel predložak s makronaredbom) možemo koristiti kao početnu točku za druge Excel radne knjige koje sadrže makronaredbe kad god ih zatrebamo.
XLAM ekstenzija u Excelu
Ekstenzija XLAM prvenstveno se koristi za spremanje podataka dodataka. Ovo proširenje se obično ne koristi za opću upotrebu. Oni rade kao dodaci, a kada pokrenemo te datoteke, mogu učinkovito raditi u Excelu. Važno je napomenuti da XLAM datoteke pružaju neke dodatne značajke i funkcije za korištenje unutar programa Excel. Konkretno, ove nam datoteke pomažu da dodamo/proširimo značajke programa Excel. Također mogu sadržavati VBA makronaredbe, slike, vrpce i radne listove s obrascima.
Datoteke s XLAM-om mogu se jednostavno pokrenuti kao obične Excel datoteke. Budući da se ove datoteke koriste za dodatke, možda ćemo morati omogućiti opciju Add-Ins iz postavki programa Excel (File> Options> Add-Ins) ako je isključena. Dakle, sljedeći put kada otvorimo Excel, vidjet ćemo dodatne značajke tog određenog dodatka.
CSV ekstenzija u Excelu
Proširenje CSV (vrijednost odvojena zarezom) obično sprema radnu knjigu u običnom tekstu. To znači da ne pohranjuje nikakvu formulu ili oblikovanje unutar datoteka. Međutim, ovo proširenje može sadržavati znakove tabulatora, prijelome retka i druge znakove koji se ispravno tumače na drugim Windows sustavima. Osim toga, CSV proširenje sprema samo aktivni list.
Excel nam omogućuje uvoz ili otvaranje CSV datoteka izravno iz samog excela. Glavna primjena CSV datoteka uključuje eksplicitno korištenje podataka za uvoz i izvoz. Stoga većina softvera za baze podataka podržava ovo proširenje kako bismo mogli uvoziti/izvoziti podatke. Budući da ovo proširenje ne uključuje formule i oblikovanje, veličina datoteke obično je mala. To nam omogućuje korištenje goleme količine podataka. Također, možemo koristiti neograničen broj redaka i stupaca. Excel datoteke koje su spremljene pomoću CSV ekstenzije rade mnogo brže tijekom procesa otvaranja i zatvaranja.
ODS proširenje u Excelu
ODS (Open Document Spreadsheet) je proširenje dizajnirano za rad s Excelom i drugim softverom kao što su OpenOffice, LibreOffice, itd. Kada je u pitanju Excel, ovo određeno proširenje ne podržava sve značajke i funkcionalnosti. Zbog toga se proširenje ODS ne koristi često. Ovo proširenje je uglavnom korisno kada želimo podijeliti našu Excel datoteku s nekim tko radi na drugim uredskim aplikacijama.
Osim toga, kada od nekoga primimo ODS datoteku i otvorimo je/izvezemo u Excel, možemo vidjeti neke probleme u oblikovanju i značajkama (kao što su tablice, grafikoni, uvjetno oblikovanje i drugo). Obično gubimo formatiranje ili značajke koje Excel ne podržava, ali OpenOffice podržava. Međutim, proširenje ODS može pohraniti tekst i podatke na odgovarajući način.
PDF proširenje u Excelu
Excel također omogućuje spremanje radnog lista u PDF (portable document format) proširenju. Iako je ovo proširenje najmanje popularno u Excelu, ponekad je od najveće pomoći. PDF proširenje prvenstveno se koristi kada ga možda trebamo podijeliti s drugima ili ispisati na papiru. To je zato što PDF održava formatiranje datoteke i stoga se ne pretvara automatski iz jednog sustava u drugi. Također, dokumenti spremljeni u PDF formatu mogu se jednostavno reproducirati korištenjem komercijalnih metoda ispisa, budući da PDF čuva formatiranje.
Budući da je PDF proširenje uvedeno s Excelom 2010, nije dostupno za korištenje u Excelu 2007 i starijim verzijama. Osim toga, otvaranje PDF datoteke u programu Excel može uzrokovati neke probleme s formatiranjem jer postoji drugačiji softver za otvaranje ovog određenog formata datoteke, kao što je Adobe Reader.
Kako provjeriti ekstenziju Excel datoteke?
Možemo isprobati različite metode za provjeru ekstenzija datoteka spremljenih pomoću programa Excel. Dvije najjednostavnije metode za provjeru ekstenzije datoteke opisane su u nastavku:
Metoda 1:
- Prvo moramo otvoriti mjesto (tj. mapu) gdje je datoteka spremljena. Od nas se traži da odaberete datoteku i kliknete desnom tipkom miša na nju.
- Na sljedećem ekranu moramo kliknuti na ' Svojstva ' opciju s dna popisa. Ovako izgleda:
- Nakon toga, vidjet ćemo prozor Svojstva. Ovdje možemo provjeriti vrstu datoteke ili ekstenziju ispod ' Općenito ' kartica. Pogledajte sljedeću sliku:
Metoda 2
Osim gore raspravljene tradicionalne metode, također možemo označiti ' Ekstenzije naziva datoteka 'kutija iz' Pogled ' karticu u pregledniku datoteka. Ovo će prikazati ekstenzije datoteka s nazivima datoteka unutar preglednika datoteka.
Pretvaranje ekstenzije Excel datoteke u druge formate
Ekstenziju postojeće excel datoteke možemo pretvoriti u drugi format tako da krenemo kroz Datoteka > Spremi kao u Excelu. Vidjet ćemo nekoliko formata datoteka u padajućem izborniku pored ' Spremi kao vrstu ' tekst. Međutim, formati dostupni na popisu mogu se razlikovati ovisno o vrsti aktivnog lista (list s grafikonom, radni list ili bilo koja druga vrsta lista).
Razumimo ovo duboko uz pomoć slika:
- Prvo moramo otvoriti datoteku koju želimo spremiti s drugom ekstenzijom. Možemo otvoriti bilo koju postojeću datoteku odlaskom na ' Datoteka ' a zatim klikom na opciju ' Otvoren ' s popisa. Excel
- Nakon što se datoteka otvori u Excelu, moramo kliknuti na ' Datoteka ponovno karticu ' i odaberite ' Spremi kao ' opcija s popisa. Unatoč tome, također možemo koristiti kratku tipku tipkovnice ' F12 ' za brzo pokretanje dijaloškog okvira 'Spremi kao'.
- U prozoru 'Spremi kao' dobit ćemo opcije odabira lokacije, unosa naziva datoteke i odabira vrste datoteke (ekstenzije). Možemo odabrati vrstu datoteke s padajućeg popisa, kao što je prikazano na sljedećoj slici:
- Nakon dovršetka prethodnog koraka, moramo kliknuti na ' Uštedjeti ' i nova datoteka s odabranim nastavkom datoteke bit će spremljena na odabrano mjesto.
Napomena: kada promijenimo ili spremimo postojeće Excel datotečno proširenje u drugom formatu datoteke, neka njegova oblikovanja, značajke ili podaci možda se neće uvijek prenijeti.
Koju ekstenziju datoteke odabrati u Excelu?
Bitno je odabrati ispravnu ekstenziju za Excel datoteku; u protivnom se može loše ponašati. To uglavnom ovisi o potrebama korisnika i koju vrstu podataka, značajki ili oblikovanja korisnik želi koristiti u Excel datoteci.
Slijede neke korisne točke za odabir najbolje vrste datoteke za Excel datoteku:
vrste binarnog stabla
- Ako želimo spremiti našu Excel datoteku kako bismo je snimili u tiskanom obliku bez daljnjeg uređivanja, preporučuje se odabrati PDF verziju. To je zato što se neka formatiranja mogu automatski promijeniti nakon ispisa kada se spremaju u druge ekstenzije datoteka. Osim toga, nakon što se PDF spremi s pravilnim oblikovanjem, neće se automatski mijenjati prilikom ispisa. Nadalje, PDF datoteke također je teško uređivati, tako da nitko drugi ne može lako promijeniti podatke.
- Ako Excel datoteka ima VBA makronaredbe i veličina datoteke je relativno velika, predlaže se korištenje ekstenzije XLSB. Čak i ako se ne koriste VBA makronaredbe, ali je veličina datoteke velika (više od oko 10 MB), trebali bismo odabrati ekstenziju XLSB. Osim toga, ako datoteka ima VBA makronaredbe i veličina je manja od oko 10 MB, dobro je koristiti ekstenziju XLSM.
- Ako postoji potreba za otvaranjem i uređivanjem Excel datoteke s drugim popularnim softverom, predlaže se odabir ODF ekstenzije ili striktno XLSX.
- Ako želimo spremiti Excel datoteku kako bismo je otvorili s drugim verzijama Excela, kao što je Excel 2003 ili starija, moramo odabrati ekstenziju XLS. Ovo proširenje je podržano u starijoj verziji; međutim, značajke novih verzija neće biti prikazane u starijim verzijama.
Ovo su neki od najčešćih formata koje možemo izabrati. Međutim, postoji mnogo više opcija koje možemo odabrati na temelju zahtjeva.